Os CIOs enfrentam uma tarefa assustadora ao migrar seus sistemas ERP legados para o S/4HANA e uma plataforma totalmente nova na nuvem à medida que o prazo do fornecedor de tecnologia se aproxima.

Com o prazo final para o fim do suporte ao SAP ECC se aproximando, os CIOs enfrentam decisões importantes e prováveis dores de cabeça ao considerarem se e como transformar seus principais sistemas ERP para uma nova era.

Em questão está a ordem da SAP para seus CIOs de clientes: transição para o S/4HANA até 2027 ou taxas de manutenção estendidas para permanecer no ECC . No entanto, a ampla base instalada do principal sistema ERP da SAP, o ECC, tem apresentado lenta adoção do S/4HANA, com quase dois terços ainda sem abandonar o ECC até o final de 2024, de acordo com a Gartner .

Ainda mais urgente, os CIOs de versões mais antigas estão enfrentando o fim do suporte já no final de 2025. Apesar dessas pressões, a taxa atual de migrações não atingirá a meta de prazo da SAP , relata a Gartner, indicando a complexidade do projeto que os CIOs enfrentam.

O S/4HANA , sucessor do ECC, é construído em um banco de dados projetado para permitir o processamento e a análise de dados em tempo real. Disponível no local ou na nuvem, o S/4HANA promete tempos de processamento mais rápidos, recursos analíticos mais inteligentes, experiência do usuário aprimorada e recursos de IA. No entanto, a transição para o S/4HANA é muito mais do que uma migração técnica. A mudança representa uma grande transformação empresarial com muitas etapas, além de implicações significativas para dados, personalizações e orçamentos, sem mencionar a adoção da nuvem quando apropriado.

Mas o tempo pode ser o fator mais importante e vai se tornar mais difícil nos próximos meses.

“Mesmo que você pense que tem um ano até o dia zero, dê a si mesmo tempo suficiente para entender o que está envolvido, porque não é apenas um projeto de TI, é uma iniciativa empresarial completa”, diz Amanda Russo , fundadora e CEO da Cornerstone Paradigm Consulting.

Um projeto de tecnologia tão grande deve considerar as necessidades do negócio, as necessidades dos clientes e o engajamento dos funcionários, e exigirá a contribuição das equipes de operações internas para garantir que nada seja esquecido. “Os CIOs precisam trabalhar em colaboração e realmente entender desde o início a direção que o negócio está tomando e quais são as necessidades”, diz Russo.

O pânico em relação aos prazos de fim de vida útil pode fazer com que algumas organizações pulem etapas importantes, como o mapeamento de processos e a coleta de informações do usuário. Recursos críticos para os negócios também podem ser negligenciados na pressa para avançar os prazos.

“Comprar software é a parte fácil. Qualquer um pode vender o que você quiser”, diz Russo. “O que realmente importa é mapear seus processos primeiro e entender o que é crítico para o negócio, não apenas o que o software oferece.”

Outros erros comuns que Russo aconselha os CIOs a evitar incluem subestimar seus planos de gerenciamento de mudanças, subestimar a importância da limpeza de dados e deixar de estabelecer um plano de implementação ou reversão em fases.

Construindo o caso de negócios

A transição para o S/4HANA exige recursos substanciais e pode levar vários anos para ser concluída. A maioria das organizações também precisará reformular os processos de negócios, o que complica ainda mais os custos e o cronograma do esforço.

“Você precisa avaliar o custo para redesenhar os processos de negócios e otimizá-los de acordo com as melhores práticas e o retorno sobre o investimento como resultado de processos novos ou mais eficazes”, diz Tim Bilali , diretor de aplicativos do Interpublic Group (IPG), que está supervisionando a transição da empresa de serviços de publicidade para o S/4HANA.

Os CIOs também precisarão considerar os custos de gerenciamento de mudanças e quaisquer custos de implementação de terceiros, diz Bilali, bem como os novos custos de licenciamento do S/4HANA e os custos extras associados à execução do S/4HANA na nuvem.

Para as organizações que optarem por abrir mão da transição, a SAP cobrará um valor adicional pela manutenção contínua após 2027. Os CIOs também precisarão considerar os desafios de integração, as limitações de desempenho e os riscos de conformidade que poderão enfrentar ao manter seus sistemas ERP atuais. Por esse motivo, o business case também deve considerar o custo de permanecer em plataformas legadas, incluindo a falta de inovação da SAP em ECC .

“A SAP não está investindo em todas as novas inovações, como IA, aprendizado de máquina e automação” para clientes de ECC, diz ele.

Embora o valor da inovação seja difícil de quantificar, escolher adotar a plataforma mais recente pode ser uma opção melhor do que ser forçado a adotá-la mais tarde, sem colher os benefícios dos recursos mais recentes ao longo do caminho, diz Bilali.

“No final das contas, a SAP forçará você a migrar para o S/4HANA e você não terá escolha, sendo o momento o único problema”, diz ele.

Ainda assim, nem todos estão achando fácil construir um business case. Muitos CIOs não encontraram um motivo convincente para a mudança, de acordo com Luiz Mariotto , vice-presidente de pré-vendas globais da Rimini Street, que trabalha em estreita colaboração com empresas que avaliam seus roteiros SAP. “Uma atualização técnica apenas para manter o suporte não convence a maioria das empresas.”

Idealmente, o business case deve embasar uma decisão estratégica sobre o ecossistema tecnológico, com foco no roteiro futuro, segundo Mariotto. No entanto, os CIOs sabem que a tecnologia está em constante mudança e que isso é uma transformação, não apenas uma atualização.

“Os CIOs precisam pensar no caso de negócios agora e entender que o cenário tecnológico e empresarial pode mudar drasticamente nos próximos cinco a oito anos”, diz Mariotto.

Planejamento de migração e realização da mudança

Manter o ritmo de um projeto tão grande exige um planejamento meticuloso; mesmo assim, atrasos são comuns. Portanto, o cronograma e a preparação organizacional não podem ser negligenciados.

“Não interrompa o planejamento e certifique-se de alocar tempo suficiente para cada integração”, diz Bilali.

Considerando que a migração para o S/4HANA envolve um modelo de infraestrutura diferente e possivelmente integrações e personalizações perdidas, o tempo gasto no mapeamento inicial da transição é vital. “Muitas vezes, alguém diz que um projeto levará nove meses, mas sem fazer o planejamento detalhado de como concluí-lo em nove meses”, diz Bilali.

A saber, quase 60% das empresas que concluíram sua transformação S/4HANA acabaram excedendo o cronograma planejado , de acordo com uma pesquisa da Horvath . As migrações S/4HANA também variam em qualidade e orçamento, impulsionadas em grande parte pela expansão do escopo do projeto e pela fraca gestão do projeto, descobriu a pesquisa com 200 executivos.

E isso não acontece sem ajuda externa, já que 98% das empresas pesquisadas contrataram um parceiro externo. Ainda assim, de acordo com Horvath, a gestão profissional de mudanças tende a ser usada muito raramente e tarde demais.

Adotar uma nova plataforma e migrar do local para a nuvem de uma só vez aumenta o risco de interrupções nos negócios, observa Bilali. Para facilitar o processo, a IPG começou migrando seu sistema ECC para a nuvem. “Migramos para o banco de dados HANA e para a interface de usuário Fiori, então migramos todas as nossas transações para essa plataforma há cerca de cinco anos.”

Isso melhorou as telas do usuário, bem como a velocidade e o desempenho do banco de dados. Então, há cerca de um ano, a IPG migrou seu componente ECC para a nuvem. Isso proporcionou à equipe técnica da SAP experiência na execução de um aplicativo de grande porte na nuvem e como atuar nesse ambiente, diz Bilali. “Aprendemos muito sobre desempenho, tempo de atividade e tempo de inatividade, e sobre trabalhar com terceiros aos quais não teríamos sido expostos se tivéssemos mantido o ECC em nosso data center.”

O IPG está se aproximando da etapa final, que envolverá “essencialmente trocar o encanamento” e deve ser relativamente rápido e indolor, de acordo com Bilali.

Por uma série de razões comerciais, o momento exato da transição da IPG ainda não foi definido, mas, quando isso acontecer, espera-se que ocorra em um fim de semana prolongado. “Acho que estamos mais bem posicionados para a transição para o S/4HANA”, afirma.

Bilali aconselha os CIOs a não abrirem mão da responsabilidade de gerenciar a integração e a manter a supervisão de todos os parceiros durante o processo de migração, mesmo com suporte externo.

“Não deixe tudo nas mãos do parceiro”, diz ele.

Internamente, as equipes mudarão a forma como gerenciam seus ecossistemas de ERP SAP, com um novo arranjo coordenando os serviços técnicos e de nuvem. “Elas assumirão uma função mais de supervisão, gerenciando tanto a SAP quanto provedores terceirizados”, diz Bilali.

Personalizações, aplicativos de terceiros e higiene de dados são os principais desafios da migração

A necessidade de fazer uma migração limpa do núcleo torna essa transição particularmente desafiadora, com um relatório de migração do SAPInsider de 2025 descobrindo que o gerenciamento de personalizações, aplicativos de terceiros e higiene de dados estavam no topo da lista de desafios técnicos.

A SAP afirma que o S/4HANA abrirá caminho para atualizações mais simples e rápidas e facilitará o aproveitamento das inovações em IA e automação. Para facilitar isso, os processos de negócios padrão serão hospedados no sistema principal, enquanto as personalizações serão executadas por meio de APIs, extensões e da Plataforma de Tecnologia de Negócios da SAP.

No entanto, com o tempo no mercado e a proliferação de aplicativos, muitas organizações terão configurações SAP altamente personalizadas, o que pode causar dores de cabeça quando se trata de limpar o núcleo.

A preferência da SAP por um “núcleo limpo” significa que há uma quantidade substancial de trabalho para avaliar e remover personalizações desnecessárias. Para agravar o desafio, ambientes regulamentados, como o farmacêutico, precisarão adaptar processos que devem ser auditados e estar em conformidade.

Russo, da Cornerstone Paradigm, afirma que recursos legados podem ser enganosamente pequenos, mas cruciais para os negócios. Recursos como faturamento automático ou atribuições de código podem parecer insignificantes, mas, uma vez eliminados, o impacto nos negócios pode ser enorme, especialmente se forem incorporados a uma solução alternativa desenvolvida internamente, afirma ela.

É extremamente importante que os CIOs e suas equipes perguntem quais recursos estão sendo eliminados em um novo sistema e identifiquem os recursos críticos para os negócios como parte do processo de migração, mas isso costuma ser ignorado. Na experiência de Russo, as organizações muitas vezes não percebem quais recursos são vitais até que já os tenham perdido, especialmente quando essas funções eram suportadas por TI paralela ou ferramentas baseadas em Excel que preenchiam lacunas nos processos.

“É preciso ter um plano para isso, então, nove meses depois, você descobre que não tem mais essa coisa e precisa dela agora. É mais um exercício de simulação de incêndio que pode potencialmente adicionar mais bugs à situação”, diz ela.

Da mesma forma, tentar transferir dados existentes sem limpá-los não é a melhor abordagem e pode impedir que as organizações obtenham todos os benefícios do novo sistema, como análises em tempo real e ferramentas de IA.

Os CIOs precisarão considerar quantos anos de dados precisam ser retidos, levando em consideração os requisitos legais de cada país, o período de retenção dos dados e quais dados não são mais necessários. “Se você não dedicar tempo a isso, estará apenas retomando os maus hábitos dos sistemas legados e não obterá os benefícios do novo sistema”, diz Bilali.

Dados limpos ajudam os sistemas a funcionar com mais eficiência e melhoram o desempenho. Com a perspectiva de utilizar ferramentas de IA no S/4HANA, as organizações têm a necessidade adicional de integrar dados limpos, mas eles costumam estar fragmentados em vários sistemas.

Os dados organizacionais provavelmente incluem uma mistura de dados estruturados, como registros financeiros, bem como dados não estruturados e não SAP, que precisam ser harmonizados para aproveitar ao máximo as novas ferramentas.

“Todos esses dados devem ser reunidos para realmente construir uma plataforma de IA completa e otimizada. Portanto, essa é uma decisão fundamental para os CIOs”, afirma Mariotto, da Rimini Street.

Gerenciar a integração entre o ERP principal e os aplicativos de negócios é outra consideração importante. Essas conexões exigem ampla coordenação com provedores terceirizados, alinhamento de cronogramas e protocolos de teste para garantir que estejam alinhados entre diferentes sistemas e culturas organizacionais.

“Você precisa coordenar e programar tudo isso, e precisa obter um compromisso da outra parte para que, quando você estiver pronto para testar, eles também estejam prontos e disponíveis para testar”, diz Bilali.

É por isso que Bilali enfatiza dedicar bastante tempo à fase de planejamento, pois isso pode fazer toda a diferença para o sucesso da transição para o S/4HANA. “É como trocar as rodas do avião a 30.000 pés de altitude, porque o negócio precisa continuar funcionando”, diz ele.